A burocracia faz parte da rotina corporativa, isso é fato. No entanto, ela pode auxiliar ou prejudicar a empresa, isso depende da forma como os gestores encaram esse desafio. Podemos dizer que burocracia sem estratégia, é ineficaz e cria obstáculos dentro da rotina administrativa. Procedimentos longos demais, rotinas cheias de formalidade e hierarquização em excesso são apenas alguns exemplos do tipo de burocracia que prejudica a empresa. Por outro lado, a burocracia pode ser planejada de forma a otimizar o trabalho da equipe.

Segundo a história da administração, a burocracia veio para aumentar a eficácia e o lucro por meio de estruturas pré-estabelecidas que visam o melhor funcionamento possível em cada tarefa corporativa.

De forma geral, podemos afirmar que uma rotina flexível com foco em resultados eficientes é uma alternativa melhor a uma rotina cheia de burocracia e que tira a liberdade dos funcionários. Mas a questão vai além da satisfação dos funcionários e pode levar ao prejuízo financeiro se não for tratada com cuidado.

A burocracia pode provocar inúmeros prejuízos financeiros constantemente. Exemplo disso são cópias e impressões desnecessárias, reuniões que poderiam ser evitadas e até mesmo funcionários que não precisariam permanecer oito horas por dia durante cinco dias. Em alguns casos, pode ser melhor para a empresa diminuir a equipe e apostar em home office ainda que apenas para parte da equipe.

 

Principais erros da burocracia e como evitá-los

– Reuniões sem pauta

Quantas vezes todos os funcionários precisam deixar suas tarefas para participar de uma longa reunião que, na verdade, poderia ser evitada? Avalie a pauta da reunião e veja se não é possível resolver a questão enviando um e-mail para as pessoas envolvidas no assunto.

– Processos desnecessários

Se algo pode ser resolvido em cinco minutos, então por que levar uma semana preenchendo formulários e fazendo ligações? Avalie quais ações são realmente indispensáveis em cada tarefa. Assim, os funcionários podem resolver um determinado processo de forma célere e retornar a atenção para a próxima tarefa.

– Guerra de gestões

Algumas empresas acabam investindo em muitos gestores e chefes, o que confunde os funcionários que já não sabem a quem se dirigir. Para evitar isso, aposte em um bom líder, que saiba gerir sem excessos.

– Hierarquia sem objetivo claro

Isso acontece quando o funcionário precisa pedir autorização ao seu superior a cada tarefa, mesmo aquelas que fazem parte de suas funções diárias. Dessa forma, tarefas simples e rotineiras acabam levando mais tempo que o necessário. Para evitar isso, é preciso confiar que cada funcionário tem a capacidade de assumir responsabilidade pelo seu setor.

 

Investir em melhoria de processos e parceiros de negócio que ajudem a evitar o excesso de Burocracia ajuda a evitar o desperdício de tempo e dinheiro das corporações, podendo direcionar estes recursos para inovação e diferenciação no mercado.